ANALISIS SISTEM

ANALISIS SISTEM

Analisis system yaitu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian2 komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yangdiharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan”
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap
desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis system.
Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :
§ Menentukan lingkup sistem
§ Mengumpulkan fakta
§ Menganalisis fakta
§ Mengkomunikasikan temuan2 tsb melalui laporan analisis sistem.
Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

Langkah2 dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :
1. Identify, mengidentifikasi masalah
2. Understand, memahami kerja sistem yang ada
3. Analyze, menganalisis sistem
4. Report, membuat laporan.

Masing2 langkah perlu kertas kerja.
1. Identify, mengidentikasi masalah
Mengidentifikasi merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah ini yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugasnya adalah :
§ Mengidentifikasi penyebab masalah
§ Mengidentifikasi titik keputusan
§ Mengidentifikasi personil2 kunci.
Analisis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai
mengidentifikasi dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus
mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analis system bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik keputusan dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dimiliki oleh perusahaan. Setelah titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil2 kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya
masalah tersebut. Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja.

2. Understand, memahami kerja sistem yang ada
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey), sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
Tugasnya :
§ Menentukan jenis penelitian
§ Merencanakan jadual penelitian
o Mengatur jadual wawancara
o Mengatur jadual observasi
o Mengatur jadual pengambilan sample
§ Membuat penugasan penelitian
§ Membuat agenda wawancara
§ Mengumpulkan hasil penelitian
Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing2 titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/ O yang digunakan oleh sistem.
Perencanaan jadual meliputi :
o Dimana penelitian akan dilakukan
o Apa dan siapa yang akan diteliti
o Siapa yang akan meneliti
o Kapan penelitian dilakukan.
Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ditentukan ke dalam jenis
penelitiannya masing2.
Setelah jadual dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari
masing2 anggota tim analis sistem yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan. Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung.
Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya
dan tidak ada materi yang terlewatkan

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai
suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :
1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama
3. Pengambilan sampel
4. Formulir dan laporan yang dihasilkan sistem lama
5. Elemen data
6. Teknologi yang digunakan di sistem lama
7. Kebutuhan informasi pemakai sistem/ manajemen

3. Analyze, menganalisis hasil
Dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah
dilakukan. Menganalisis kelemahan sistem & kebutuhan informasi pemakai/ manajemen Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan : apa yang dikerjakan ?,
bagaimana mengerjakannya ?, siapa yang mengerjakan ?, dimana dikerjakan ? Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya, dilakukan untuk menjawab pertanyaan : mengapa dikerjakan ?, perlukah dikerjakan ?, apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Sasaran yang harus dicapai untuk menentukan criteria penilaian adalah : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity